むにたです。
何回か続けてタスク管理の記事を書いてきましたが、今回は私むにたがやっているタスク管理の方法をお伝えします。
以前の記事を未読の方はこちらもどうぞ↓
以前の記事でも書きましたが、むにたはタスク管理ツールではなく、Excelで自作しています。
何度も改良を繰り返してきましたが、今は結構満足度高く使えています。なので、そのこだわりポイントを熱く語りたいと思います。
タスク管理本当におすすめ。
１．業務の振り返りも一緒にできること
成長したいと強く思うなら、業務の振り返りは絶対にやったほうがいいです。
漫然と業務を行うよりもはるかに速いスピードで実力をつけることができます。
せっかくタスク管理をするときに業務をリスト化するんですから、そのリストにCheck、Adjust欄を作ってPDCAを回せるようにしました。
忘れそうな人は、全ての業務の最後に「業務の振り返りをする」というタスクを入れておけば大丈夫です。
２．想定作業時間と実作業時間を比較できること
もともとは上述の振り返りの中で、「作業時間の見積もり精度が悪いんじゃないか？」という仮説が出てきたことをきっかけに作った欄でした。
タスクを始める前に想定作業時間を書き込んでおき、作業時間を測定するソフトを使って実際の作業時間を測定しています。
月に一度、その記録を振り返って「どのくらい想定と実際に差があったか」「作業時間がかかりすぎたタスクは何が原因だったのか」等を検証しています。
作業時間を測定し始めて初めてわかったのですが、人は「時間を計っている」と思うと集中して取り組めるものですね。予想外の大きなメリットでした。
３．期日が近づくにつれて色が変化する
期日がまだ先のタスクは何も色がないですが、1週間前になると背景色が変わり、3日前になると太字になり…と徐々に目立つようにしています。
そうすると、「どのタスクの期日が迫っているか」が一目でわかります。むにたは仕事の優先度を「期日」と「インパクト」で決めているので、期日が可視化されると便利なんですよね。
４．目標管理も同じファイルにする
これは全員ができるものではないですが、参考までに。
むにたが勤めている会社は、期の個人目標をExcelのシートで管理しています。通常は上長に提出して、四半期ごとに振り返るといった使い方をするのですが、むにたはこの個人目標管理シートをタスク管理表と同じファイルにコピーしています。
そうすると日々の業務がどこに向かっているかが見えるので全体感もつかみやすいですし、毎日目標を意識することで自分が何をしなければならないかが明確になり、迷いがなくなります。
今回はむにたがタスク管理をするときのこだわり＆おすすめポイントを紹介しました。
実際にやってみると、自分にあった改善ポイントがどんどん見つかるので、さらに成長を加速させることができますよ。
むにたでした。
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