むにたです。
あなたはタスク管理をしていますか？
最近たまたまですが、タスク管理について何人かと話す機会がありました。
そこで気づいたのが、「タスク管理とToDo管理の区別をつけていない人が多い」ということです。
成長したい、実力をつけたいと考えているなら、タスク管理は必須といっていいスキルだと思います。なので今回は、タスク管理とToDo管理の違いについてフォーカスします。
ToDo管理とタスク管理の表面的な（見た目上の）違いは、粒度です。
例えば「ブログ記事を書く」はToDo管理、「記事のテーマを決める」「今ある情報を整理する」「足りない情報を集める」「執筆する」「推敲する」等はタスク管理ですね。
これだけだとあまり差は感じないかもしれません。ただ、仕事につきものの「期日」という視点が入ると、もっと本質的な違いに気づくと思います。
例えば「2/20までにブログ記事を書く」というToDo管理だけで動く場合、いつ何をすればいいのか明確ではありませんよね。そのため、
- 記事のテーマを決めるのに思ったより時間をかけてしまって、執筆にかける時間がない！
- 足りない情報を持っているAさんが終日不在で、情報をもらえない！後の工程がすべて後ろ倒しに…
なんてことが起こりえます。これが期日当日に発生すると…悲惨ですよね。期日を過ぎてしまうのは、社会人としての信用にかかわりますから、避けたいところです。
一方タスク管理では、 「2/20までにブログ記事を書く」という業務が入った時点で、タスクに分解してしまいます。そして、 タスクそれぞれに期日を設定します。そのため、
- 足りない情報を集める工程に時間がかかりそうだから、記事のテーマを決めるのにかけられる時間はこのくらい
- 足りない情報はAさん、Bさんからもらう可能性があるから、2/18までに今ある情報の整理まではしておく必要がある
等ということがわかります。
つまり、タスク管理とToDo管理の最も本質的な違いは、「作業の全体像を把握できるかどうか」というところにあるんです。全体像を把握しながら作業を進めると、進捗がどのくらいでいつまでに何をしなければならないかが明確になります。想定外の事態も減らせますし、時間配分もできます。
タスク管理のメリットは他にもあるんですが、長くなるのでそれは別記事で。
あなたが今までやっていたのは、タスク管理ですか？ToDo管理ですか？
むにたでした。
コメント