むにたです。
前回、「タスク管理をすると作業の全体像を把握できる」という記事を書きました。
今回フォーカスしたいのは、前回書ききれなかったタスク管理のメリットについてです。
前回記事がまだの方はこちらもどうぞ↓
タスク管理によって作業の全体像を把握できると、以下のメリットがあります。
- タスクの抜け漏れがなくなる
- 「今日やらなければならないこと」と「明日でもいいこと」の区別がつく
- 楽しい
１つずつ解説します。
タスクの抜け漏れがなくなる
これはわかりやすいメリットですね。
タスク管理では、新しいToDoが入ってきた時点で、そのToDoをタスクに分解してしまいます。
各タスクに期日まで設定できれば完璧ですが、少なくともこの「ToDoをタスクに分解する」というところまではやってしまうようにします。
ルーティンのToDoの場合は、その日の分が終わった時点で次にそのToDoを実行する日のタスクとして期日を設定するといいですね。
その結果、「この作業をするためには○○が必要だった！」「このToDoを言われたけど忘れていた！」という事態を減らすことができます。
また、タスク管理の結果を記録としてとっておけば、似たようなToDoが来た時に「前回はこの手順でやったな」ということが簡単にわかります。
「今日やらなければならないこと」と「明日でもいいこと」の区別がつく
これは実はとても大きなメリットです。
例えば「2/20までにブログ記事を書く」というToDoがあった場合、作業の全体像が見えていないと、「今日やらなければならないこと」が明確になりません。
そのため、「他のToDoより後回しにした結果、予想外のボリュームで期日に間に合わなくなった」「今日ある程度まで終わらせないといけないと思って残業したが、次の日続きに取り組んだら思ったより作業が少なく、本当は残業しなくてもよかった」といったことが起こってしまいます。
また、「明日までのブログ記事執筆、明日中に終わるかな…」と帰宅後や休日に仕事のことが頭をよぎることもあるでしょう。
これ、けっこう嫌ですよね。
タスク管理をすることによって作業の全体像が見えると、「今日はここまでやったら帰っていい、明日は○○の作業と△△の作業して完成」という線引きができるようになります。
この線引きができると、帰宅後や休日に仕事の心配をすることからも解放されます。何をすべきか、あと何をしたらToDoが終わるかが見えているので、必要以上の不安は感じなくて済むのです。
楽しい
これは人によると思いますが（笑）
タスク管理は楽しいものです。一つ一つタスクを終わらせていくのは、達成感があります。
自分がどこまでやったかが目に見えるので、自分の頑張りを褒めてあげたくなります。
受験勉強や資格試験で、解いた問題数、覚えた単語の数、使ったノートの冊数、ペンの減り具合…そういったもので達成感を味わい、モチベーションにしていた人は少なくないでしょう。
タスク管理も、「自分はこれだけやったんだ」というのが目に見えるので、ちょっとしたゲーム性と達成感を味わうことができます。
まとめ
タスク管理のメリットを3つ挙げました。タスク管理をするデメリットは特にないので、なんとなく敬遠している人はもったいないです。
特に、成長したい、実力をつけたいと思っている人にとって、タスク管理は必須スキルの1つです。今日から、今から始めましょう。
具体的なタスク管理の方法については、別記事にします。
むにたでした。
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